Buurtvereniging “De Kerkakkers”
opgericht 5 februari 1975
Huishoudelijk reglement
Artikel 1
Naam en zetel
De naam van de vereniging is “De Kerkakkers”.
Zij is gevestigd te Veldhoven. Zij wordt in dit reglement verder genoemd “de vereniging”.
De vereniging is ingeschreven bij KVK onder nummer: 83283668
De vereniging is verzekerd middels een collectieve vrijwilligerspolis via de gemeente Veldhoven bij Vrijwilligersnet Nederland.
Artikel 2
Doel en middelen
Het doel van de vereniging is het verstevigen van de band tussen de buurtbewoners. De
vereniging tracht dit doel te bereiken door o.a.:
a. het organiseren van buurtactiviteiten voor jong en oud;
b. aandacht voor anderen die hulp behoeven;
c. attenties bij feestelijke gebeurtenissen (kaartje, geboortebord, etc.).
d. attentie bij overlijden binnen de buurt (wederzijdse buren gaan rond in de straat voor bloemstuk)
Voor Art. 2 sub b, c en d geldt: indien bekend bij het bestuur.
Artikel 3
Het verenigingsjaar
Het verenigingsjaar loopt van 1 januari tot en met 31 december.
Artikel 4
Leden
Lid kunnen zij worden die bewoner zijn van het gedeelte van de Kerkakkerstraat dat begrensd wordt door de Rapportstraat en de Pastorielaan, verder de bewoners van de Piet van der Lindenstraat en de bewoners van de Frits Verhagenstraat. Bewoners van andere straten of straatgedeelten dan hierboven genoemd, zulks ter beoordeling en goedkeuring van het bestuur.
Men wordt lid na inschrijving bij de secretaris en betaling van de contributie.
Artikel 5
Contributies
De leden betalen per gezin een contributie van € 30,- per jaar.
Alleenstaande leden betalen een contributie van € 15,- per jaar.
Deze bedragen gelden vanaf 1-1-2017. Het bedrag wordt ineens betaald.
Indien iemand in de loop van het jaar lid wordt, dan wordt de contributie naar rato
berekend.
De contributie dient uiterlijk 1 maart van het lopende jaar betaald te zijn.
Artikel 6
Uittreding
Het lidmaatschap gaat verloren door:
- Opzegging bij de penningmeester / secretaris.
In dit geval eindigt het lidmaatschap op het einde van het kwartaal waarin de opzegging is ontvangen. - Verhuizing. Indien het lid zulks te kennen geeft, kan hij lid blijven.
- Overlijden.
- Na wangedrag of niet betalen van de contributie ondanks meerdere aanmaningen kan een lid door het bestuur geroyeerd worden.
Indien het lidmaatschap in de loop van een verenigingsjaar eindigt, wordt de resterende contributie niet terug betaald.
Artikel 7
Bestuur
Het bestuur bestaat uit minimaal 5 en maximaal 8 personen.
a. Organisatie bestuur
- De bestuurders vormen samen het collegiaal verenigingsbestuur. De bestuursfuncties zijn: voorzitter, secretaris, penningmeester en bestuurslid. Deze functies worden binnen het bestuur verdeeld.
- Elk lid van het bestuur, ongeacht de functie, richt zich bij het vervullen van een taak naar het belang van de vereniging.
- Het bestuur treedt aan op vrijwillige basis. Het gezamenlijke bestuur krijgt een jaarlijkse onkostenvergoeding voor de ingezette uren, kosten vergaderingen, gereden kilometers, printkosten, uitleen goederen et cetera in de vorm van een bestuursavond.
b. Besluitvorming
- Besluitvorming vindt plaats tijdens een van de bestuursvergaderingen of een met elkaar overeengekomen andere manier.
- Indien het bestuur niet compleet is, wordt een besluit genomen door het ontbrekende bestuurslid de mogelijkheid te geven te reageren op de notulen van een bestuursvergadering.
- Wanneer er sprake is van een tegenstrijdig belang tussen de vereniging en één of meer bestuurders, mag de geconflicteerde bestuurder niet deelnemen aan de beraadslaging en de besluitvorming over het relevante onderwerp. Als hierdoor geen besluit kan worden genomen, neemt de vereniging in een ledenvergadering een besluit door gebruik te maken van het ledenstemrecht.
- In geval van ontstentenis of belet van alle bestuurders kan in een (extra) algemene ledenvergadering één of meerdere personen worden aangewezen om de vereniging, al dan niet tijdelijk, te vertegenwoordigen.
- Wanneer er door verdeeldheid in het bestuur gestemd dient te worden, en zijn er op dat moment een even aantal bestuursleden, dan telt de stem van de voorzitter dubbel om zo een meerderheid van stemmen te verkrijgen.
c. Benoemen bestuur
- Jaarlijks wordt binnen het bestuur geïnventariseerd wie wil aanblijven en wie eventueel wil aftreden. Dit moet vóór de jaarlijkse ledenvergadering gebeurd zijn.
- Tijdens de jaarlijkse ledenvergadering wordt de toebedeling van de diverse bestuursfuncties voorgelegd en aangenomen door de meerderheid van de aanwezige leden.
- Tussentijds ontstane vacatures worden zo spoedig mogelijk ingevuld. Een tussentijds gekozen bestuurslid wordt tijdens de jaarlijkse ledenvergadering formeel aan de leden voorgesteld en officieel geïnstalleerd.
- Kandidaten voor het bestuur kunnen worden gesteld:
- door het bestuur
- door de leden
- Kandidaatstelling door de leden : een kandidaat kan zich bij het bestuur melden, waarna deze middels stemming bepaalt of de kandidatuur aanvaardt wordt. Na aanvaarding door het bestuur zal de kandidaat op de ledenvergadering worden voorgesteld, waarna de leden stemmen
d. Bestuursvergadering
Bestuursvergaderingen vinden bij toerbeurt plaats bij één van de bestuursleden thuis. De secretaris stelt hiervoor de agendapunten op en stuurt deze, samen met de notulen van de voorgaande bestuursvergadering, naar de overige bestuursleden. Indien de agenda dit toelaat kunnen op een bestuursvergadering een of meer niet-bestuursleden worden uitgenodigd (bijv. voor het mede organiseren van activiteiten, voor het geven van advies of als waarnemer).
Artikel 8
Taken bestuursfuncties
A. Voorzitter
De voorzitter waakt in het bijzonder over de belangen van de vereniging. Hij/zij leidt alle vergaderingen en stelt in overleg met het bestuur de agenda voor de ledenvergadering vast. Hij/zij zorgt er samen met het bestuur voor dat het huishoudelijk reglement stipt wordt nageleefd en is verantwoordelijk voor de uitvoering van alle op de vergadering genomen besluiten. Hij/zij tekent met de secretaris alle belangrijke uitgaande stukken.
B. Secretaris
De secretaris is belast met het voeren van de correspondentie, ontvangt alle inkomende stukken en tekent (eventueel samen met de voorzitter) namens de vereniging alle uitgaande stukken. Hij/zij stelt de notulen samen van alle vergaderingen en stuurt deze na de vergadering naar de overige bestuursleden. De notulen bevatten een actielijst met taken die door de diverse bestuursleden moeten worden uitgevoerd. Hij/zij maakt het jaarverslag op, beheert het archief van de vereniging en verricht verder alle werkzaamheden, die geacht kunnen worden tot zijn/haar functie te behoren.
C. Penningmeester
De penningmeester ontvangt alle gelden en doet alle uitgaven. Elk kwartaal brengt hij/zij aan het bestuur verslag uit van de toestand van de kas. Hij/zij stelt de jaarlijkse rekening en verantwoording samen en biedt die met de nodige bescheiden aan op een jaarvergadering. De kas wordt voorafgaand aan de ledenvergadering gecontroleerd door de kascommissie. Zie verder artikel 12. De kasgelden plaatst hij/zij in overleg met het bestuur op een bank. Een bankrekening is hiervoor geopend. Hij/zij mag niet meer dan strikt noodzakelijk is aan contanten van de vereniging onder zijn/haar berusting houden.
Artikel 9
Ledenactiviteiten
Alle activiteiten, georganiseerd door de vereniging, zijn in het belang van het doel dat de vereniging nastreeft.
a. Ledenvergadering
Tenminste eenmaal per jaar wordt een ledenvergadering gehouden. Andere ledenvergaderingen worden gehouden zo dikwijls de voorzitter of het bestuur dit nodig oordeelt, of wanneer hiertoe door tenminste tien leden uit vijf verschillende gezinnen een schriftelijk verzoek wordt ingediend, met vermelding van de te behandelen agendapunten. In dit laatste geval moet de vergadering gehouden worden binnen 30 dagen na de indiening van het verzoek.
– De oproep tot een ledenvergadering geschiedt tenminste acht dagen van te voren.
– De algemene ledenvergadering wordt gehouden in de maand januari/februari.
– Wanneer door uitzonderlijke omstandigheden geen fysieke ledenvergadering gehouden kan worden, wordt onder de leden geïnventariseerd of een digitale of schriftelijke vergadering gewenst is.
b. Organiseren van overige gezamenlijke activiteiten
- Het organiseren van activiteiten gebeurt op vrijwillige basis door of onder toezicht van het bestuur.
- Het bestuur stelt per activiteit vast of er sprake is van een eigen bijdrage. Deze eigen bijdrage dient, bij voorkeur per overboeking, vooruit betaald te worden of bij aanvang van de activiteit.
- Het deelnemen aan activiteiten, door de vereniging georganiseerd, gebeurt vrijwillig en geheel op eigen risico van het verenigingslid. Het bestuur is op geen enkele manier aansprakelijk voor geleden schade bij een lid van de vereniging.
Artikel 10
Stemmen
– Besluiten op een ledenvergadering zijn, indien in dit huishoudelijk reglement niet anders is bepaald, slechts van kracht:
wanneer het onderwerp op de agenda is geplaatst, een derde van het aantal leden aanwezig is en een meerderheid zich daarvoor verklaart.
– Niet op de agenda geplaatste voorstellen worden slechts van kracht, wanneer zij met algemene stemmen zijn aangenomen.
– Indien op een vergadering de stemmen staken, wordt op een volgende vergadering opnieuw gestemd. Als op deze vergadering de stemmen opnieuw staken, wordt het voorstel geacht te zijn verworpen.
– Stemmingen geschieden mondeling, tenzij door drie of meer leden om een schriftelijke stemming wordt verzocht.
– Personen onder 16 jaar hebben geen stemrecht.
Artikel 11
Financieel beheer
a. Betalingsverkeer
- Alle uitgaven, die gedaan worden in het belang van de vereniging, gaan in overleg met de penningmeester.
- Transacties worden bij voorkeur gedaan middels pinbetaling of bankoverschrijving.
- Contante uitgaven of inkomsten worden gedaan middels een vier-ogen-beleid.
- Van al het betalingsverkeer is een bon van transactie vereist.
- Indien de contributie of eigen bijdrage in contanten aan een bestuurslid betaald wordt, wordt een kwitantie ter ontvangstbevestiging verstrekt.
b. Kascontrolecommissie
De kascontrolecommissie bestaat uit twee leden welke op de jaarvergadering worden benoemd. De commissie controleert de boeken, de bescheiden en het kassaldo van de penningmeester. Zij doet van haar bevindingen schriftelijk mededeling aan het bestuur en brengt daarover verslag uit op de jaarvergadering. Een kascontrolecommissielid wordt telkens voor 2 jaar benoemd. Tijdens elke ledenvergadering treedt dus 1 commissielid af als deze 2 jaar de functie heeft bekleed, en wordt direct een nieuw commissielid benoemd uit de ledenvergadering. Het daaropvolgende jaar treedt het
andere commissielid af en wordt wederom een nieuw lid benoemd.
Artikel 12
Eigendommen
– Het is de leden verboden eigendommen van de vereniging te gebruiken, of te laten gebruiken, zonder toestemming van het bestuur.
– Zodra een lid het lidmaatschap verliest, is hij verplicht alles, wat hij van de vereniging onder zich heeft, binnen tien dagen bij het bestuur in te leveren.
Artikel 13
Ontbinding
De vereniging kan worden ontbonden, indien op een daartoe gehouden ledenvergadering een tweederde meerderheid van de stemgerechtigde leden der vereniging zich daarvoor verklaart. Het bestuur bepaalt wat met de bezittingen van de vereniging zal geschieden. Wanneer de vereniging ontbonden wordt, komt het overgebleven geld op de bankrekening geheel ten goede aan het doel van de vereniging.
Artikel 14
Wijziging huishoudelijk reglement
Het huishoudelijk reglement kan worden gewijzigd door het bestuur.
Wijzigingen en aanvullingen dienen tijdens de ledenvergadering aan de leden bekend gemaakt te worden en treden in werking op de dag dat deze door de ledenvergadering worden aangenomen. Om de verenigingsstatuten te kunnen waarborgen, wordt deze jaarlijks door het bestuur doorgenomen en voorgelegd in de algemene ledenvergadering.
Artikel 15
Slotbepalingen
In alle gevallen, waarin dit reglement niet voorziet, beslist het bestuur.
Aldus vastgesteld op de ledenvergadering van 3 februari 1976.
Voorzitter: J. Snelders-De Greef
Secretaris: A. Ansems-Huybers
Laatst gewijzigd op de bestuursvergadering van 23 juni 2021 ‘versie juli 2021’